Pour participer financièrement à la protection sociale complémentaire de ses agents, la collectivité lance une procédure de sélection d’un candidat qui sera l’assureur et gestionnaire unique du régime vis-à-vis de la collectivité et des agents à l’issue d’une mise en concurrence.

La convention de participation est conclue pour une durée de 6 ans. Elle peut être prorogée pour motif d’intérêt général pour une durée d’1 an.

Les avantages de la procédure de convention de participation

• Pour l’agent :
  • La possibilité de négocier des tarifs et conditions de services plus intéressants que la labellisation,
• Pour la collectivité :
  • Un levier de gestion des ressources humaines avec la possibilité de piloter une politique santé,
  • Une équipe dédiée avec une assistance juridique et technique.

Les 6 étapes de la procédure

Etape 1 : consulter le CTP

Consultation du Comité Technique Paritaire (CTP) qui émet un avis sur les éléments clés qui donneront lieu à la future convention. Pour cela, la collectivité doit fournir à minima les éléments suivants :

•  la procédure choisie (convention ou labellisation)
•  les garanties concernées (santé et/ou prévoyance)
•  le montant de la participation, et éventuellement sa modulation en fonction de critères de solidarité

 Etape 2 : lancer la procédure

Lancement de la procédure de mise en concurrence transparente et non-discriminatoire (réf : principes fondamentaux de la commande publique : égalité de traitement, transparence de la procédure) par la publication d’un Avis de Publicité.

Cet avis doit comprendre :

• un délai minimum de 45 jours entre la publication et la date limite de remise des offres
• les niveaux minimaux de capacité demandés aux candidats et les renseignements à fournir à cet effet
• les modalités de présentation des offres
• les caractéristiques de la convention envisagée, notamment son objet, sa nature et les personnels intéressés
• les critères de choix de la collectivité territoriale ou de l’établissement public

La collectivité fournit aux candidats un document définissant les caractéristiques qualitatives et quantitatives de la population et des prestations à proposer

Etape 3 : les candidats remettent leurs offres

Les candidats font une proposition technique et financière à partir des éléments communiqués dans le cahier des charges.

Etape 4 : la collectivité analyse les offres

La maitrise d’ouvrage examine les offres. Le choix de l’offre est préparé sur la base des critères suivants (article 18 du décret 1474 du 8 novembre 2011) :

• le rapport entre la qualité des garanties et le tarif proposé
• le degré effectif de solidarité entre les adhérents ou les souscripteurs, intergénérationnelle, en fonction de la rémunération et, pour le risque santé, familiale
• la maîtrise financière du dispositif
• les moyens destinés à assurer une couverture effective des plus âgés et des plus exposés aux risques
• tout autre critère objectif respectant l’obligation de transparence et de non-discrimination, adapté à la couverture de la population intéressé

Etape 5 : nouvelle consultation du CTP

Nouvelle consultation du Comité Technique Paritaire. Une synthèse de l’examen des offres est présentée au Comité Technique Paritaire.

La collectivité délibère dès lors que le Comité a émis son avis.

Etape 6 : attribution

Signature de la convention.

La collectivité informe ses agents de la signature de la convention, des caractéristiques du régime et des modalités d’adhésion. Les retraités sont également informés.

Etape 7 : publicité de la décision

La décision de la collectivité est rendue publique